Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für uns. Wir möchten Sie nachfolgend über die Erhebung und weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns im Zusammenhang mit Ihrem Anstellungsvertrag aufklären:

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Mitarbeiter ist die SBB Sonderabfallgesellschaft Brandenburg/Berlin mbH, Großbeerenstr. 231, 14480 Potsdam (im Folgenden „SBB“ oder auch „wir“).

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn dies zur Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus dem Beschäftigungsvertrag ergebenden Rechte und Pflichten, erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist dann § 26 BbgDSG.

Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn wir durch eine Rechtsvorschrift hierzu legitimiert sind. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist dann die einschlägige Rechtsvorschrift, die wir Ihnen an entsprechender Stelle mitteilen.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht im Rahmen rechtlicher Verfahren.

Schließlich verarbeiten wir personenbezogene Daten, wenn Sie uns diese freiwillig mitteilen oder wenn Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a), Art. 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BbgDSG. Die erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (vgl. Sie hierzu näher „Ihre Rechte“).

1. Datenverarbeitung im Rahmen des Einstellungsverfahrens

Im Rahmen des Einstellungsverfahrens bitten wir Sie einen Personalfragebogen auszufüllen. Mit Hilfe des Personalfragebogens erheben wir von Ihnen personenbezogene Daten, die wir für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen benötigen oder die Sie uns auf freiwilliger Basis mitteilen.

1.1 Erforderliche Angaben

Wir erheben von Ihnen Stammdaten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Diese sind: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Familienstand, Bankverbindung.

Wir verarbeiten darüber hinaus Angaben zu Ihrer Beschäftigung bei uns sowie zu Ihrer Qualifikation und Ihrem bisherigen Werdegang. Hierzu gehören z. B. Informationen zum höchsten Schulabschluss bzw. zur höchsten Berufsausbildung und die Informationen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens überlassen haben. Daten über aktuelle Nebenbeschäftigungen sind für uns relevant, um die Vereinbarkeit mit Ihrer Beschäftigung prüfen zu können.

Wir erheben auch steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevante Daten. Hierzu gehören u.a. Angaben zur Rentenversicherung, Ihre Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, etwaige Kinderfreibeträge, andere steuerliche Freibeträge und Angaben zur Konfession (nur sofern steuerrechtlich relevant). Diese und weitere gesetzlich in § 39 e Einkommenssteuergesetz geregelte Daten erheben wir ggf. auch über Dritte (vgl. Sie hierzu näher „Datenquellen“)

Wir erheben auch Angaben zu steuerpflichtigen Vorbeschäftigungszeiten und Urlaubszeiten im laufenden Kalenderjahr. Wir erheben zudem Informationen zu Ihrer Krankenversicherung und ggf. zu weiteren beschäftigungsrelevanten Zusatzversicherungen um etwaigen Zahlungsverpflichtungen und Meldepflichten nachkommen zu können.

Im Rahmen der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge fragen wir nach Ihrer Elterneigenschaft. Wir benötigen diese Information um festzustellen, ob nach § 55 Abs. 3 Sozialgesetzbuch XI der Beitragszuschlag für Kinderlose zur Pflegeversicherung entfällt. Ggf. bitten wir Sie, die bestehende Elterneigenschaft durch entsprechende Dokumente nachzuweisen. In diesem Fall bewahren wir den Nachweis für die Dauer des die Beitragszahlung zur Pflegeversicherung begründenden Versicherungsverhältnisses - welches in der Regel der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses entspricht - und darüber hinaus bis zum Ablauf von weiteren vier Kalenderjahren auf.

Sofern Sie im Zeitpunkt der Einstellung noch nicht volljährig sind, bitten wir Sie ggf. um die Vorlage einer ärztlichen Erstuntersuchungsbescheinigung. Hierzu sind wir nach § 32 Jugendarbeitsschutzgesetz gesetzlich verpflichtet.

In bestimmten Fällen bitten wir Sie um Vorlage einer Arbeitserlaubnis bzw. einer Aufenthaltsgenehmigung. Dies erfolgt nur, sofern diese für die Prüfung der Rechtmäßigkeit Ihrer Beschäftigung erforderlich ist.

1.2 Freiwillige Angaben

Felder, die im Personalfragebogen als freiwillig bzw. als optional gekennzeichnet sind, müssen Sie nicht ausfüllen. Wenn Sie freiwillige Angaben zu Ihrer Person machen, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a), Art. 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BbgDSG.

Im Rahmen des Einstellungsverfahrens fragen wir beispielsweise, ob eine Schwer-behinderung bei Ihnen vorliegt. Diese Frage dient der Wahrung Ihrer entsprechenden Rechte aus dem Sozialgesetzbuch IX sowie der Berechnung einer etwaigen Ausgleichsabgabe nach § 160 Sozialgesetzbuch IX. In den ersten 6 Monaten Ihrer Beschäftigungszeit müssen Sie die Frage nicht beantworten, danach sind Sie verpflichtet, wahrheitsgemäß anzugeben, ob eine Schwerbehinderung vorliegt.

2. Datenverarbeitung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses

2.1 Erforderliche Angaben

Die von Ihnen bereits im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten verarbeiten wir gemäß § 26 BbgDSG für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiter, soweit dies für die Durchführung oder die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir weitere personenbezogene Daten, unter anderem über Krankheitszeiten, Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub, etc.) oder Arbeitszeiten. Auch hier gilt der Grundsatz, dass diese Daten nur verarbeitet werden, sofern dies zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 BbgDSG erforderlich oder durch andere Rechtsvorschriften legitimiert ist.

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit können Sie Zugang zu Systemen erhalten, in denen weitere personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden. Wenn Sie beispielsweise Zugang zu E-Mail und Telefonie erhalten, werden Ihre Kommunikations-daten verarbeitet. Bei Zugängen zu besonders geschützten Bereichen können Ihre Zugangsdaten verarbeitet werden. Falls Sie Reisekosten abrechnen oder ein dienstliches Fahrzeug nutzen, werden Ihre Reise- und Bankverbindungsdaten verarbeitet. Zudem erfassen wir Ihre Arbeits- bzw. Projektzeiten zu Abrechnungszwecken. Sofern Sie bei uns geringfügig beschäftigt angestellt sind, sind wir zudem gemäß § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet, Ihre Arbeitszeit zu erfassen.

Wir führen eine Personalakte, in der wir alle zentralen Informationen, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, speichern bzw. ablegen.

Sofern wir eine Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erwägen, verarbeiten wir zu diesem Zweck folgende Angaben: Krankheitsbedingte Fehlzeiten oder gesammelte Krankmeldungen/-schreibungen bei krankheitsbedingter Kündigung, ggf. Angaben zur Vorbereitung und Durchführung einer Sozialauswahl gem. § 1 Abs. 3 KSchG (u.a. Dauer der Betriebszugehörigkeit, Lebensalter, etwaige Unterhaltspflichten und ggf. Schwerbehinderung), zur Interessenabwägung nach § 626 Abs. 1 BGB im Falle einer Kündigung aus wichtigem Grund u.a. den Kündigungsgrund und die Dokumentation der Abwägung sowie bei Abmahnungen u.a. die Bezeichnung der Verletzungshandlung. Wir verarbeiten darüber hinaus Ihre Angaben zur Abwicklung des Arbeitsvertrags, wie z.B. den Nachweis einer Urlaubsbescheinigung für künftige Arbeitgeber und den Nachweis über die Rückgabe sämtlicher Arbeitsmittel.

2.2 Freiwillige Angaben

Sofern wir Sie im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses um Fotos von Ihnen bitten, erfolgt dies auf Grundlage einer gesonderten Einwilligungserklärung, deren Abgabe freiwillig ist und die Sie jederzeit widerrufen können.

Quellen der Daten:
Neben den von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten, beziehen wir Daten zu Ihrer Person von folgenden Stellen:

• Ihre Lohnsteuerabzugsmerkmale erheben wir über die beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) geführte sog. ELStAM-Datenbank (Datenbank für Lohnsteuerabzugsmerkmale),
• sozialversicherungsrechtliche Informationen erhalten wir von Ihrer Krankenkasse.

Datenlöschung:
Alle von uns erhobenen Daten werden vernichtet bzw. gelöscht, sobald sie für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind, oder unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung gegenüber Ihren schutzwürdigen Interessen nicht mehr überwiegt. Wir löschen Daten auch, wenn Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen haben und gesetzliche Aufbewahrungsfristen der Löschung nicht entgegenstehen. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten können sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben und können 6 bis 10 Jahre betragen. Zudem haben wir bei der Speicherdauer gegebenenfalls gesetzliche Verjährungsfristen zu beachten, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.

Eine weitergehende Speicherung Ihrer Daten ist zudem zulässig, sofern weitere arbeitsvertragliche Pflichten wie die Zeugniserstellung bzw. Referenzschreiben zu erfüllen sind bzw. die Weiterverarbeitung nach erfolgter Interessenabwägung von uns zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Empfänger Ihrer Daten:
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen (z.B. Personalwesen, Lohnbuchhaltung).

Soweit dies im Rahmen der oben dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist, können wir Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln.

Wir übermitteln Ihre Daten nur dann an Empfänger außerhalb des Unternehmens, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Beschäftigungsvertrages erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt bzw. verpflichtet sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung bzw. Vertragserfüllung bzw. soweit die Weitergabe für das Beschäftigungsverhältnis unmittelbar erforderlich ist, wie z.B. Banken zur Auszahlung von Gehalt sowie bei Dienstreisen an Hotels und Transportunternehmen wie die Deutsche Bahn.
• Öffentliche Stelle und Institutionen, wie z.B. Sozialversicherungsträger und Finanzämter zur Befolgung unserer gesetzlichen Pflichten.
• Weitere Empfänger, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben, z.B. private Krankenkassen.

Gegebenenfalls geben wir Ihre Daten auch an Dienstleister weiter, die uns z. B. in den Bereichen EDV oder der Archivierung und Vernichtung unterstützen und mit denen gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurden. Durch den Abschluss entsprechender Verträge stellen wir sicher, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfolgt: Lohnbuchhaltung, internes Telefonie-System, Online-Videotelefonie.

Die Datenverarbeiter unterstützen uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung kann dabei auch außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Es kann hierbei ein angemessenes Datenschutzniveau gem. Art. 45 Abs. 1 DSGVO durch entsprechenden Angemessenheitsbeschluss und/oder gem. Art. 46 Abs. 2 c) DSGVO durch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln angenommen werden.

Darüber hinaus können in Einzelfällen weitere gesetzliche Verpflichtungen zur Übermittlung von Daten vorliegen, die jedoch nicht allgemein, sondern nur im konkreten Einzelfall entstehen können.

Ihre Rechte:
Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben trotz Ihres Widerrufes ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (vgl. Sie hierzu näher „Datenlöschung“).

Widerspruchsrecht
In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 e) oder f) DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingen-de schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zu datenschutzrechtlichen Fragen und zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte zunächst an den internen Datenschutzkoordinator:

Dr. Bernd Jess
Bernd.Jess(at)sbb-mbh(dot)de
Tel. +49 (0)331 27 93-12
Mobil +49 (0)172 311 23 08
Fax +49 (0)331 27 93-80 12

Darüber hinaus haben Sie als betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Unser Datenschutzbeauftragter:
Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserem Datenschutzbeauftragten unterstützt. Nennen Sie im Falle einer Anfrage bitte das betreffende Unternehmen. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:

datenschutz nord GmbH
Niederlassung Berlin-Charlottenburg
Kurfürstendamm 212
10719 Berlin
office(at)datenschutz-nord(dot)de